Gestión logística de activos físicos: cómo optimizar inventarios, movimientos y bajas sin perder el control

En el contexto actual, donde las organizaciones manejan volúmenes crecientes de activos físicos distribuidos entre múltiples ubicaciones —desde tiendas por departamentos hasta universidades con múltiples sedes— la gestión logística de activos se ha convertido en una función crítica para garantizar eficiencia operativa, cumplimiento contable y sostenibilidad financiera.

Sin embargo, muchas empresas siguen tratando la gestión de activos físicos como una tarea secundaria o puramente administrativa. La consecuencia: inventarios inexactos, movimientos no trazados, activos fuera de servicio que siguen figurando en libros contables, e incluso pérdidas materiales que afectan directamente la productividad y la rentabilidad.

Este artículo aborda los pilares fundamentales para establecer una gestión logística eficiente de activos físicos, con un enfoque técnico y estratégico: inventarios actualizados, control de movimientos y traslados, y gestión estructurada de bajas. También se exploran errores comunes, roles clave, herramientas tecnológicas recomendadas y tendencias en automatización.

1. El inventario de activos físicos: base de toda gestión eficiente

El inventario es mucho más que un listado de activos: es la fotografía operativa y contable de los bienes de una organización. En empresas con alta rotación de equipos, múltiples sedes o personal móvil, tener un inventario confiable es un reto constante.

1.1 ¿Qué debe incluir un inventario de activos bien estructurado?

• Código único por activo (ID)

• Tipo y categoría del activo

• Descripción técnica (modelo, marca, serie)

• Ubicación actual (sede, piso, almacén, zona)

• Responsable o área asignada

• Fecha de adquisición y valorización

• Estado físico (operativo, averiado, obsoleto)

• Historial de movimientos

• Etiquetado físico (código de barras, QR o RFID)

1.2 Retos frecuentes en el inventario

• Falta de estandarización: distintos formatos o criterios por sede o por área.

• Desactualización: activos dados de baja que aún figuran, o equipos nuevos que no fueron registrados.

• Errores humanos: registros duplicados o datos mal ingresados en planillas.

• Falta de trazabilidad: sin historial de uso, ubicación o responsable.

1.3 Buenas prácticas para mantener el inventario vivo

• Realizar auditorías físicas semestrales o anuales, priorizando activos de alto valor o rotación.

• Implementar herramientas móviles para levantamientos rápidos y sincronización en tiempo real.

• Integrar el inventario con los sistemas de contabilidad (ERP) y mantenimiento (CMMS o EAM).

• Utilizar etiquetas inteligentes (QR, RFID) que faciliten escaneo masivo y actualización automática.

Ejemplo aplicado:
Una cadena de supermercados con más de 80 tiendas implementó una app móvil con QR para el inventario. El resultado: redujo el tiempo de levantamiento en un 70% y detectó activos no registrados por más de S/500,000 en valor.

2. Control de movimientos y traslados: trazabilidad logística para evitar pérdidas invisibles

Uno de los aspectos más olvidados en la gestión de activos físicos es el control de los movimientos entre sedes, áreas o responsables. Muchas organizaciones asumen que los activos “siguen donde los dejaron”, hasta que surge una auditoría o una necesidad operativa urgente… y el activo no aparece.

2.1 ¿Por qué es clave controlar los traslados?

• Evita pérdidas y robos encubiertos.

• Mantiene la consistencia entre la ubicación contable y la física.

• Permite identificar responsables en caso de daño o extravío.

• Optimiza la redistribución interna de equipos.

2.2 Componentes de un proceso formal de traslado

• Solicitud de movimiento: iniciada por el área solicitante.

• Aprobación previa: según jerarquía o valor del activo.

• Registro del traslado: con fecha, motivo, origen, destino y responsable.

• Actualización automática en sistema: cambio de ubicación, centro de costo y responsable.

• Entrega física supervisada: validada mediante firma o escaneo.

2.3 Tecnología que facilita la trazabilidad

• Sistemas de gestión de activos con historial de movimientos (por usuario, ubicación y fecha).

• Aplicaciones móviles que permiten escanear el activo en origen y destino.

• Reportes automáticos por excepción (ej. activos movidos sin autorización).

• Integración con plataformas logísticas internas o externas.

Ejemplo aplicado:
Una universidad con 12 facultades implementó un sistema de trazabilidad de movimientos para equipos audiovisuales. Antes, perdían un promedio de 4 proyectores por año. Después del sistema, los robos desaparecieron y se redujo el mal uso por parte del personal.

3. Bajas de activos: una gestión mal hecha afecta los estados financieros

La baja de activos no es solo una acción administrativa; es una operación que impacta en la contabilidad, la logística y la gestión de riesgos. Muchos activos permanecen años en almacenes sin uso, ocupando espacio y figurando en libros como si aún estuvieran operativos.

3.1 Tipos comunes de baja

• Por obsolescencia (tecnología desfasada)

• Por daño o deterioro irreparable

• Por pérdida o robo confirmado

• Por venta, donación o reemplazo programado

3.2 Consecuencias de no gestionar correctamente las bajas

• Distorsión en los estados financieros: activos no operativos siguen depreciándose sin justificación.

• Costo oculto en almacenamiento: ocupan espacio valioso sin retorno.

• Inconsistencias en auditorías: diferencias entre los libros contables y el inventario físico.

• Desaprovechamiento fiscal: no se aplican deducciones por pérdida o venta según normativa.

3.3 Proceso recomendado para las bajas

1. Solicitud técnica de baja: iniciada por el área usuaria o de mantenimiento.

2. Evaluación y validación: por el área técnica y contabilidad.

3. Informe de baja con evidencia física y contable.

4. Desincorporación del sistema contable y logístico.

5. Destino final documentado: venta, reciclaje, destrucción certificada o donación.

Ejemplo aplicado:
Una cadena de hoteles gestionó la baja de más de 3,000 activos de habitaciones (televisores, refrigeradoras, muebles) y recuperó más de S/800,000 al venderlos como saldos valorizados. Además, corrigió su balance contable.

4. Errores comunes en la gestión logística de activos físicos

❌ Usar Excel como sistema base para gestionar miles de activos.

❌ Hacer inventario solo una vez al año (o solo cuando hay auditoría).

❌ No asignar responsables por activo o por centro de costo.

❌ No registrar movimientos internos.

❌ Dar de baja activos sin documentación o evidencia física.

❌ No integrar el sistema logístico con el financiero o contable.

5. Roles clave: logística, contabilidad, TI y administración de activos

Una gestión eficiente exige que distintas áreas trabajen de forma coordinada:

ÁreaRol principalLogísticaInventario físico, movimientos, almacenamiento, etiquetas.ContabilidadValoración, depreciación, conciliación contable, bajas.TISistemas, integraciones, trazabilidad digital.Administración de activosGobernanza, políticas, auditorías, reportes ejecutivos.

Es importante que exista un comité interáreas o un responsable centralizado de la gestión de activos, que garantice la alineación de procesos, criterios y responsabilidades.

6. Indicadores clave (KPIs) para una gestión de activos efectiva

• % de activos con ubicación y responsable asignado

• N° de activos sin movimiento en más de 12 meses

• % de activos auditados vs. total inventariado

• Valor recuperado por ventas o reutilización de activos dados de baja

• Tiempo promedio para registrar un movimiento o baja

• Cumplimiento del plan de auditorías físicas

7. Herramientas tecnológicas recomendadas

• ERP con módulo de activos fijos (ej. SAP, Oracle, Microsoft Dynamics)

• CMMS o EAM (ej. Fracttal One u otro)

• Apps móviles de inventario con escaneo (ej. Suplayers IO - MLA)

• Plataformas logísticas integradas con contabilidad (ej. Suplayers IO - MLA)

Estas herramientas permiten trazabilidad, integración de procesos, control remoto y alertas automatizadas, reduciendo errores manuales y mejorando la productividad operativa.

8. Tendencias 2025+: automatización, IoT y gestión predictiva de activos

La gestión de activos se está transformando con tecnologías emergentes:

• IoT (Internet of Things): activos que reportan su estado o ubicación en tiempo real.

• Inteligencia Artificial: análisis predictivo para definir cuándo dar de baja o reemplazar activos.

• Gemelos digitales: representaciones virtuales de los activos físicos.

• Automatización de procesos (RPA): para registrar movimientos o bajas desde formularios digitales.

Estas soluciones están siendo adoptadas progresivamente por universidades de gran tamaño, cadenas retail y empresas de servicios con activos críticos.

9. Checklist para evaluar el nivel de madurez en gestión de activos físicos

✅ ¿Tienes un inventario actualizado y digitalizado de todos tus activos?
✅ ¿Puedes saber en segundos quién tiene qué activo y en qué ubicación?
✅ ¿Tienes visibilidad del historial de movimientos de cada activo?
✅ ¿Tienes procesos formales para bajas con respaldo documental?
✅ ¿Tu sistema logístico se comunica con el sistema contable?
✅ ¿Cuentas con reportes o KPIs automáticos sobre tus activos?

Si la mayoría de respuestas es “no”, es momento de fortalecer tu estrategia de gestión.

10. Conclusiones: más control, menos pérdidas, mayor rentabilidad

La gestión logística de activos físicos ya no puede seguir siendo un proceso manual, desconectado y reactivo. En empresas con gran cantidad de activos, la trazabilidad, el control y la capacidad de tomar decisiones en base a datos confiables son fundamentales.

Invertir en herramientas, procesos y formación para tener un inventario vivo, movimientos controlados y bajas bien documentadas no es un costo, es una inversión que reduce pérdidas, mejora auditorías y optimiza el uso del capital fijo.

¿Tienes realmente el control de tus activos?
Evalúa tus procesos, involucra a tus equipos y moderniza tu gestión antes de que las pérdidas invisibles afecten tu rentabilidad.